የተወሰኑ ውሳኔዎች ተወስዶ ለተወሰዱ ውሳኔዎች የሚያስፈልጉ ማረጋገጫዎች አስፈላጊ ናቸው. የክስተቱን ዱካ ለመመዝገብ በጣም የተለመደው መንገድ እንደ ፕሮቶኮል ዓይነት የውሂብ መዝገብ ዓይነት መጠቀም ነው.
"ፕሮቶኮል" የሚለው ቃል ብዙ ትርጉሞች አሉት-በአንድ የተወሰነ ሁኔታ ውስጥ ለድርጊቶች የተተገበረ አሰራሮች እና በንግግሮች ቋሚ ውይይቶች, ክርክሮችና ውሳኔዎች, ስብሰባዎች እና ስብሰባዎች, ስብሰባዎች እና ስብሰባዎች ላይ መረጃን የያዘ የውሸት በይፋ ህጋዊ ሰነድ ይሆናል. በበርካታ ቅርጾች የተለያዩ ዓላማዎች እንደነበራቸው ግምት ውስጥ ማስገባት ይገባል. የተከራዮች ስብሰባ ሪከርድ እንደ ትንሽ የቁጥር ልዩነት ሰነድ ነው, ለምሳሌ, የአመራር አካላት ወይም የሌላ ተቆጣጣሪ ባለሥልጣን ፕሮቶኮል .
ቋሚ / ጊዜያዊ የኮሌጅ ማኅበረሰቦች ስብሰባዎች (ኮሚቴዎች, የአክሲዮኖች ስብሰባዎች, ነዋሪዎች, የዳይሬክተሮች ቦርድ ስብሰባዎች) አስገዳጅ የሆኑ ሰነዶች ይጠበቃሉ. የድርጅቱ ወይም የቡድኑ ሊቀመንበር በሚወሰነው ውሳኔ መሰረት የተደረገው ስብሰባ ሚዛን ሙሉ (የተሟላ የንግግሮች, ክርክሮች, ጥያቄዎች እና መልሶች) ወይም አጭር ቅፅ. በመሠረቱ በስብሰባው ላይ ፀሐፊው ወይም ሌላ ተጠሪው ሰው እየተካሄደ ያለውን ሁሉ መዝግቦ ይይዛል, ተሳታፊዎች የሚሰጡትን ተዛማጅ ቁሳቁሶች ያሰባስባል እና ከዚያም በአንድ ሰነድ ውስጥ ያመጣቸዋል.
ለዚህ ኦፊሴላዊ የወረቀት ጽሁፍ አስፈላጊነት, ለመመዝገብ ትክክለኛውን የአሠራር ስርዓት በሚቆጣጠረው የስቴት መመዘኛዎች ውስጥ ይታያል. ስለዚህ ተከራዮች ባለቤቶች ወይም የሌሎች ቡድኖች ተወካዮች ስብሰባዎች ዝርዝር ውስጥ, ከሰነዱና ከመሥሪያ ቤት ስም በተጨማሪ, የክስተቱን ቀን እና አጀንዳዎች, በሊቀመንበሩ, በጸሐፊው እና በተሳታፊዎች ውስጥ ያለው መረጃ የግድ አስፈላጊ ነው.
በአጭሩ የመረጃው ቅደም ተከተል እንደሚከተለው ነው: ያዳመጠ - የተተገበረ (እና) - ውሳኔ / ወሰነ. የመረጃው ትክክለኛነት በሊቀመንበሩ እና በጸሐፊው የተፈረመ ነው. አስፈላጊ ከሆነም የስብሰባው ተሳታፊዎች የሁለቱን የስብሰባ ደቂቃዎች ቅጂ እና ከየትኛውም ክፍል ላይ ሊወጣ ይችላል.
በመረጃ መረጃ ላይ ያሉ አንዳንድ ዓይነቶች በበርካታ አፓርተማዎች ውስጥ የሚኖሩ የህዝብ ስብሰባዎችን አካሄድ የሚያሳይ ሰነድ ይዘዋል. በዚህ ሁኔታ, በድርጊቱ ቅርፅ ላይ ያለው መረጃ (በእርግጥ በአጠቃላይ አጀንዳዎች ላይ የሰዎች ስብስብ ወይም የመራጮች ስብስቦች), በአካባቢው የተቀመጠው ተቋም, የወቅቱ ቁጥር እና የድምፅ ድምጾቹ የሚገኙበት ቦታ በቤት ባለቤቶች ስብሰባ ላይ የተካተቱ ናቸው.
በተጨማሪም ለዶነጥኑ አስገዳጅ የሆነው ተጨባጭ የአፓርታማውን ቁጥር የሚያመለክቱ ተሳታፊዎችን (ወይም ተወካዮቻቸው) ዝርዝር ነው. በሌሉበት ተከራዮች የተቀበሉት አስተያየት ከተቀየ በኋላ, ተጨማሪው ዝርዝር በአካል ላይ ያለውን መረጃ ብቻ ሳይሆን በአጀንዳው ላይ ለሚነሱ ሁሉም ጉዳዮችም ውሳኔውን ማሳወቅ አለበት. እንዲሁም በቤት ውስጥ አንድ የተወሰነ ቦታ ላይ ባለቤትነት ወይም ይዞታ ማረጋገጥ, እንዲሁም በእያንዳንዱ አጀንዳው ውስጥ በአጠቃላይ አጀንዳዎች ላይ በሚገኙ ቁሳቁሶች ላይ የተጣለበትን መረጃ (እንዲሁም መስማማት, አለመግባባት, መከልከል) በተመለከተ መረጃ መጨመር አለበት. በዚህ ሁኔታ ስር የተከራዮች ስብሰባ ፕሮቶኮል ህጋዊ ኃይል ይኖረዋል.