ለዶክመንቶች የሽፋን ደብዳቤን እንዴት ማዘጋጀት ይቻላል?

አገልግሎቶችን ሲያከናውን - በተለይም በርቀት ያሉ ሰዎች - ሥራ ሰጪው ብዙውን ጊዜ ሁሉንም የመረጃ ሰነዶችን ይልካል. እነዚህም የመቀበል እና የማስተላለፍ ስራዎች, የማሸጊያ ዝርዝሮች, ደረሰኞች, የማስተካከያ ቅጾች, አቅርቦቶች ናቸው. A ጋጣሚው አዲስ ከሆነ ወይም ብዙ ወረቀቶች በሚኖሩበት ጊዜ የንፋስ ደብዳቤውን ወደ ሰነዶች መላክ ይመከራል. እንዴት እንደሚሰራ እና ምን እንደሚጠቅስ?

ዝርዝር ሠንጠረዥ

በአብዛኛው, በፋክስ ሂሳቦች, የውጭ ደረሰኞች (ኮታዎች) ወይም ኮንትራቶች እና ሌሎች በርካታ ተጨማሪ ስምምነቶች ተሳታፊ ናቸው. በዚህ ጉዳይ ላይ በጥቅሉ ምን እንደደረሰ በዝርዝር መግለፅ, ወረቀቱ ወደ ላኪው መላክ, ተቀባዩ ምን ማድረግ እንዳለበት, ወዘተ. ወዘተ. ወሳኝ የሆነውን የቃለ መጠይቅ ደብዳቤ ወደ ሰነዶች አሟልቷል. ሇምሳላ ውስጡ ያሊቸው ውሌና ፊርማዎች ከተፇቀዯሊቸው ሰዎች ማህተሞች እና ፊርማዎች ጋር ሇላኪው መሊክ አሇባቸው. ደረሰኝ ከምርቱ ጋር ከተጣመረ በተወሰነው ጊዜ ውስጥ መከፈል እንዳለበት ማጉላት አለበት. የሽፋን ደብዳቤዎች, እንደ መመሪያ ሆነው, ከማመልከቻዎችና ከተቀጪዎች ዝርዝር ጋር የሰነዶች ዝርዝር ያሳዩ. ዝርዝሩ በተቀበሉት ጊዜ የተሟላ መሆንዎን ማረጋገጥ አለብዎ. ለጽሁፍ ሰነዶች የሽፋን ደብዳቤዎች እንደ የተሻሻለው የምርት ውል እና የቅጂ መብትን ወደተላለፉበት ተለይተው ቢገኙም በተግባር ግን ላኪው እነዚህን ወረቀቶች ለማያያዝ ይረሳል. ለዚህም ነው እርስዎን ማስታረቅ አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ እና ስህተቱ ለሽምግልና ለአስቸኳይ ማሳወቅ አስፈላጊ ነው.

ለዶክመንቶች የሽፋን ደብዳቤ መጻጻፍ የሚቻለው እንዴት ነው?

በአብዛኛው ለዚህ ዓላማዎች ልዩ አብነት ጥቅም ላይ ይውላል. ወደ ሰነዶች የወረቀት ደብዳቤ ምሳሌ በቀጥታ በ Word, OpenOffice ወይም ማንኛውም ምርጫዎ ውስጥ ሊገኝ ይችላል. ውሂቡን ብቻ ነው ማስገባት, የተገልጋይ አድራሻውን እና ላኪውን መለየት - እና ጥቅሉ ዝግጁ ነው. ወደ ሰነዶቹ የሽፋን ደብዳቤ ያለ ምንም ችግር ሊነፃፀር ይችላል. በመጀመሪያው አንቀጽ ላይ የትብብር መንፈስ ምስጋና ነው. በሁለተኛው ውስጥ ደግሞ "ድርጅት X ወደ ኢትዮጵያ ለመላክ እነዚህን ማስረጃዎች ይልካል" (ከዚህ በኋላ ዝርዝር ይባላል) እና "ወደ አድራሻው ለመፈረም እና ለመላክ," "ሚስጥራዊ እንደሆነ ይያዙ", "አስፈላጊ ከሆነም አስተካክል" ... . ነገር ግን የንግድ ሥነ ምግባር ግልጽ እና ግልጽ ደንቦችን ያወጣል. ኮንትራክተሩ ከተጠቀሱት ወረቀቶች ጋር የተገናኘ ምን ማድረግ እንዳለበት ማሰብ የለበትም, የመጨረሻውን ቅጂ ወይም የውይይት አማራጮችን ቢይዙ. ሁሉም ነገር በጥቁር እና ነጭ መሆን አለበት.

ግራፊክ ዲዛይን

ወደ ሰነዶቹ የሽፋን ደብዳቤዎች በአብዛኛው የመጀመሪያው ናቸው የሽያጩን ዓይን ይይዛቸዋል. ረጅምና ረጅም መሆን የለበትም. የተላላፊዎች እንዲያከናውኑ የሚጠይቃቸውን ሰነዶች እና ለምን ያህል ጊዜ እና ላኪው ሙሉ አድራሻ ምን እንደሚገባ በአንድ ገጽ ላይ ማመልከት በቂ ነው. ተቀባዩ በትክክለኛ ስሙ መያዙን ማረጋገጥ ጥሩ ነው, እንደ አንድ የንግድ ስራ ግንኙነት እንደ አንድ ወሳኝ ጉዳይ ስህተት መዘርዘር አስፈላጊ አይደለም. ለሌላ ዓላማ ለተዘጋጁ ሰነዶች ለአንዱ ተቀናቃኝ ደብዳቤ መላክ አይፈቀድለትም. ፊርማ እና ማህተሞች ላይ ፊርማውን በተለጠፈበት ወረቀት ላይ ቢያስቀምጡት ቢያስፈልጉም ይህ መስፈርት እንደ አማራጭ ነው. ረጅም አጫጭር መልዕክቶችን በትንሽ ህትመት በማንበብ ተቋራጩንም አትጨነቁ. ስለዚህ, የሽፋን ደብዳቤው በተቻለ መጠን በተቻለ መጠን ተፃፈው, ሊነበብ የሚችል እና ትክክለኛ ሊሆን ይገባል.